Klacht of integriteitsmelding

Klachtenprocedure

Een klacht heeft betrekking op onze dienstverlening, bijvoorbeeld wanneer een brief te laat beantwoord is of je onjuiste informatie over een bijeenkomst hebt ontvangen.

• Hoe dien ik een klacht in?
  
  Je kan op verschillende manieren een klacht doorgeven:

  • per e-mail: info@natuurenmilieuoverijssel.nl
  • telefonisch via ons algemene nummer: 038 4250960
  • per post: Natuur en Milieu Overijssel, Aan de Stadsmuur 79-83, 8011 VD Zwolle

• Ontvangst van de klacht
  
  Je kan zowel telefonisch als schriftelijk (post, e-mail) een klacht indienen. Je klacht wordt vertrouwelijk behandeld en we geven je naam niet door zonder jouw toestemming. Klachten worden door het secretariaat verzameld in een klachtendossier.

• Afhandeling van de klacht
  
  Het secretariaat noteert de klacht en stuurt binnen drie werkdagen een ontvangstbevestiging. Binnen 14 dagen ontvang je bericht over de afhandeling van je klacht. Het kan zijn dat nader onderzoek nodig is om de klacht goed te kunnen beoordelen. In dat geval informeren we je hierover. Het onderzoek kan inhouden dat we je nog vragen stellen over de klacht of dat vragen gesteld worden aan de persoon of personen op wie de klacht betrekking heeft, aan andere medewerkers van Natuur en Milieu Overijssel en/of aan derden. Je ontvangt na het onderzoek altijd uiterlijk binnen zes weken schriftelijk de bevindingen en het oordeel daarover, als ook eventuele conclusies die daaraan worden verbonden.

• Rapportage
  
  Er wordt een geanonimiseerde samenvatting gemaakt van de klacht en de procedure en deze wordt bewaard in het digitale klachtenregister. Eenmaal per jaar worden de binnengekomen klachten geagendeerd tijdens een vergadering van de Raad van Toezicht.

Procedure integriteitsmelding

Een integriteitsmelding is iets anders dan een klacht. Integriteitsmeldingen hebben te maken met:

• belangenverstrengeling
• manipulatie van of misbruik van (de toegang tot) informatie
• onverenigbare functies/bindingen/activiteiten
• strafbare feiten binnen werktijd zoals diefstal, verduistering, fraude, corruptie
• strafbare misdragingen buiten werktijd
• verspilling en misbruik van eigendommen
• ongewenst gedrag; agressie, geweld, discriminatie, (seksuele) intimidatie, pesten, stalken etc.

Zie je of vermoed je dat een werknemer, vrijwilliger of stagiair van onze organisatie niet integer handelt, geef dat dan door. Je melding komt terecht bij de vertrouwenspersoon integriteit: Hannelore Börger.

• Hoe dien ik een integriteitsmelding in?
  
  Integriteitsmeldingen kunnen doorgegeven worden:

  • per e-mail: h.borger@natuurenmilieuoverijssel.nl
  • per post: Natuur en Milieu Overijssel, t.a.v. Hannelore Börger, Aan de Stadsmuur 79-83, 8011 VD Zwolle

  N.B. Vermeld bij een melding per post altijd op de envelop dat het om vertrouwelijke post gaat. De envelop wordt dan alleen door de vertrouwenspersoon geopend. Vermeld naast je naam altijd minimaal een telefoonnummer of e-mailadres waarop je te bereiken bent.

• Ontvangst van de integriteitsmelding
  
  Je melding wordt altijd vertrouwelijk behandeld en we geven je naam nooit door zonder jouw toestemming. Je kan zowel per e-mail of per post een melding bij Natuur en Milieu Overijssel kenbaar maken. De meldingen komen binnen bij onze vertrouwenspersoon Integriteit Hannelore Börger. De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen drie werkdagen.

• Afhandeling van de integriteitsmelding
  
  De vertrouwenspersoon beoordeelt de melding en overlegt, als dat nodig is, met de directie. Het kan zijn dat nader onderzoek nodig is. Een onderzoek wordt altijd uitgevoerd in opdracht van de directie. Je ontvangt binnen 7 werkdagen bericht over de opvolging en afhandeling van je melding. Afhankelijk van de aard van de melding proberen wij vervolgens binnen vier weken te komen tot een afhandeling van de melding. Als sprake blijkt te zijn van een strafbaar feit, dan wordt aangifte bij de politie gedaan. Als er sprake is van nalatigheid kan een passende straf worden opgelegd.

• Rapportage
  
  Er wordt een geanonimiseerde samenvatting gemaakt van het meldingsproces en deze wordt bewaard in het digitale meldingsregister. Eenmaal per jaar worden de binnengekomen meldingen geagendeerd tijdens een vergadering van de Raad van Toezicht. Het aantal en de aard van de meldingen worden dan besproken. Afhankelijk van de aard en ernst, kunnen de binnengekomen meldingen leiden tot aanbevelingen voor de werkprocessen of inhoudelijke koers.

Iets anders vragen of melden

Wil je een vraag stellen of informatie over een bepaald project/onderwerp ontvangen? Neem dan rechtstreeks contact met ons op.